Thời gian xuất hóa đơn điện tử của các hãng hàng không hiện nay

Mỗi đơn vị vận hành và cung cấp dịch vụ bay đều áp dụng một khung thời gian xử lý chứng từ kế toán khác nhau để đảm bảo tính đồng bộ hệ thống. Đối với các hãng bay lớn, quy trình này được tự động hóa phần lớn nhằm giảm thiểu độ trễ cho khách hàng.

Theo thông tin công bố từ Vietnam Airlines, hóa đơn điện tử sẽ được hệ thống tự động khởi tạo và gửi về email đăng ký của khách hàng trong vòng 48 giờ sau khi chuyến bay hoàn thành hoặc ngay sau khi thanh toán, tùy thuộc vào loại vé và thời điểm hành khách điền tờ khai thông tin. Trong khi đó, dữ liệu từ Vietjet Air cho thấy hãng hỗ trợ hành khách tra cứu và tải hóa đơn trực tuyến sau khi hoàn tất thanh toán khoảng 24 giờ, với điều kiện thông tin doanh nghiệp được gửi đi chính xác cùng lúc với quá trình đặt chỗ. Đối với các hãng bay khác như Bamboo Airways, thời gian xử lý chứng từ cũng dao động trong khoảng 2 đến 3 ngày làm việc.

Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ nhận hóa đơn

Một số trường hợp hành khách nhận được chứng từ chậm hơn dự kiến thường xuất phát từ những nguyên nhân kỹ thuật hoặc quy trình kiểm duyệt thông tin kế toán phát sinh.

• Thời điểm gửi yêu cầu: Nếu bạn đăng ký thông tin xuất hóa đơn vào các ngày cuối tuần, ngày lễ hoặc trùng với mùa cao điểm du lịch, thời gian xử lý của bộ phận kế toán có thể bị kéo dài hơn so với ngày làm việc thông thường.
• Sai sót thông tin doanh nghiệp: Việc nhập sai mã số thuế, tên công ty hoặc địa chỉ pháp lý sẽ khiến hệ thống không thể phê duyệt hóa đơn tự động, bắt buộc phải chuyển sang chế độ kiểm tra và chỉnh sửa thủ công.
• Chính sách riêng của bên trung gian: Nếu đặt vé qua các đại lý, thời gian nhận chứng từ sẽ phụ thuộc vào tốc độ đối soát dữ liệu giữa đại lý và hãng hàng không chủ quản.

Quy trình nhận và tra cứu hóa đơn điện tử khi đặt vé máy bay

Để tối ưu hóa thời gian và đảm bảo nhận được hóa đơn điện tử đúng hạn phục vụ cho mục đích quyết toán thuế, hành khách nên tuân thủ các bước thực hiện một cách đồng bộ.

Đầu tiên, ngay tại bước điền thông tin cá nhân và thanh toán trên hệ thống, bạn cần tích chọn mục yêu cầu xuất hóa đơn và nhập đầy đủ các trường dữ liệu pháp lý của doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất giao dịch, một mã tra cứu hóa đơn hoặc mã đặt chỗ (PNR) sẽ được gửi về số điện thoại hoặc email cá nhân của bạn. Khi thời gian xử lý của hãng đã đủ, hành khách chỉ cần truy cập vào cổng thông tin hóa đơn điện tử của hãng bay hoặc đại lý, nhập mã đặt chỗ cùng mã số thuế để kiểm tra và tải file định dạng PDF hoặc XML về máy.

Từ góc nhìn triển khai thực tế, cách làm an toàn nhất để tránh việc chậm trễ chứng từ là chủ động thực hiện yêu cầu xuất hóa đơn ngay trong ngày đặt vé. Nếu bạn đang có nhu cầu đặt vé máy bay cho doanh nghiệp và cần cam kết rõ ràng về thời gian cấp hóa đơn tài chính hợp lệ, việc lựa chọn một đại lý uy tín như vemaybay.vn sẽ giúp đơn giản hóa quy trình. Đội ngũ hỗ trợ tại đây luôn chủ động kiểm tra thông tin pháp lý của khách hàng trước khi ký số, từ đó giảm thiểu tối đa các rủi ro sai sót chứng từ và bảo đảm thời gian hoàn thành nhanh chóng cho hành khách.