Điều kiện và thời hạn bắt buộc để yêu cầu xuất hóa đơn VAT

Hóa đơn tài chính đối với dịch vụ hàng không là loại hóa đơn điện tử được quản lý chặt chẽ theo dòng tiền và ngày hoàn thành giao dịch. Hành khách cần lưu ý các mốc thời gian quy định từ cơ quan Thuế và hãng bay để đảm bảo quyền lợi của mình.

Theo quy định chung của ngành hàng không và các tổng đại lý phối hợp, yêu cầu xuất hóa đơn VAT cho vé máy bay phải được thực hiện trong thời hạn tối đa là 7 ngày kể từ ngày hành khách hoàn tất thanh toán và đơn hàng được xuất vé thành công. Nếu vượt quá thời hạn 7 ngày này hoặc khi tháng tính thuế của kỳ giao dịch đó đã đóng, hệ thống kế toán sẽ tự động khóa dữ liệu và từ chối tiếp nhận thông tin bổ sung. Do đó, ngay khi nhận được mặt vé điện tử, khách hàng nên chủ động gửi thông tin xuất hóa đơn ngay lập tức.

Một sai lầm rất phổ biến của người mua vé là đợi đến khi chuyến bay kết thúc hoàn toàn hoặc khi chuẩn bị nộp báo cáo tài chính cuối tháng mới liên hệ đại lý để đòi hóa đơn. Trong nhiều trường hợp, việc chậm trễ này dẫn đến tình trạng đại lý không thể can thiệp vào hệ thống hóa đơn điện tử đã đồng bộ trực tiếp với cơ quan thuế, gây tổn thất chi phí không đáng có cho doanh nghiệp.

Danh mục thông tin cần chuẩn bị để xuất hóa đơn chính xác

Để hóa đơn VAT được phát hành hợp lệ và không gặp lỗi trong quá trình đối soát của cơ quan thuế, hành khách cần cung cấp chính xác tuyệt đối các trường dữ liệu của đơn vị thụ hưởng.

Khi tiến hành điền form hoặc gửi yêu cầu cho nhân viên hỗ trợ, quý khách bắt buộc phải cung cấp đầy đủ 4 thông tin cốt lõi sau:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp: Phải viết chính xác từng ký tự, dấu câu theo đúng trên giấy phép đăng ký kinh doanh (không tự ý viết tắt các cụm từ như Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất nếu trong giấy phép viết đầy đủ).
• Mã số thuế (MST): Chuỗi số định danh thuế của doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức với cơ quan thuế, không phải địa chỉ chi nhánh hoặc văn phòng làm việc thực tế (trừ khi có quy định riêng).
• Địa chỉ email nhận hóa đơn: Đây là nơi hệ thống tự động gửi file hóa đơn điện tử dạng gốc (PDF và XML) sau khi phát hành thành công.

Đối với các chuyến bay nội địa, giá trị trên hóa đơn sẽ bao gồm tiền vé, thuế VAT (hiện áp dụng theo thuế suất quy định đối với ngành hàng không), các loại phí sân bay, phí soi chiếu an ninh và phí dịch vụ đại lý. Riêng đối với các chặng bay quốc tế, phần tiền vé áp dụng mức thuế suất VAT là 0%, tuy nhiên các khoản phí dịch vụ và phụ thu nội địa vẫn tính thuế VAT theo quy định thông thường.

Quy trình các bước xuất hóa đơn VAT tại Vemaybay.vn

Tại hệ thống Vemaybay.vn, quy trình tiếp nhận và xử lý hóa đơn tài chính cho khách hàng được thực hiện theo phương thức tối ưu hóa công nghệ để giảm thiểu sai sót thủ công. Quý khách có thể lựa chọn một trong hai cách thức vô cùng tiện lợi dưới đây.

Cách đầu tiên và được khuyến khích nhất là khai báo trực tiếp trong quá trình đặt vé trực tuyến. Tại bước điền thông tin hành khách và chọn hình thức thanh toán trên website Vemaybay.vn, hệ thống luôn có một mục tùy chọn "Yêu cầu xuất hóa đơn tài chính". Quý khách chỉ cần tích vào ô này, một bảng biểu mẫu sẽ hiện ra để bạn nhập trực tiếp thông tin doanh nghiệp. Sau khi hệ thống kiểm tra mã số thuế hợp lệ và bạn hoàn tất thanh toán, thông tin này sẽ được chuyển thẳng sang bộ phận kế toán để xuất hóa đơn tự động.

Cách thứ hai dành cho những khách hàng quên chưa tích chọn lúc đặt vé, hoặc đặt vé qua hotline. Trong vòng 7 ngày kể từ khi xuất vé, quý khách hãy liên hệ trực tiếp với tổng đài hỗ trợ hoặc gửi thư điện tử đến bộ phận chăm sóc khách hàng của Vemaybay.vn. Nội dung tin nhắn cần đính kèm mã đơn hàng (PNR) cùng với các thông tin doanh nghiệp cần xuất. Nhân viên kế toán sẽ tiếp nhận thông tin, tiến hành đối soát dòng tiền và phát hành hóa đơn điện tử gửi về email của bạn chỉ sau từ 1 đến 2 ngày làm việc.

Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro bị từ chối hóa đơn

Từ góc nhìn triển khai thực tế, việc xử lý hóa đơn điện tử luôn đòi hỏi sự chuẩn xác để tránh các rắc rối về mặt pháp lý cho phòng kế toán của các công ty. Có một số nguyên tắc bất di bất dịch mà hành khách cần đặc biệt lưu tâm.

Điểm đáng cân nhắc nhất ở đây là tên người thanh toán trên chứng từ ngân hàng không nhất thiết phải trùng với tên công ty trên hóa đơn, tuy nhiên nếu đơn hàng có giá trị lớn (từ 20 triệu đồng trở lên), cơ quan thuế bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản từ tài khoản của công ty sang tài khoản của đại lý để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế VAT đầu vào. Nếu quý khách dùng tài khoản cá nhân để thanh toán cho đơn hàng trên 20 triệu, hóa đơn đó vẫn được xuất nhưng có thể bị cơ quan thuế loại bỏ chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi quyết toán.

Bên cạnh đó, sau khi nhận được file hóa đơn điện tử qua email, bạn nên tải cả file định dạng XML (đây mới là file gốc có giá trị pháp lý về mặt Thuế điện tử) và file PDF để lưu trữ nội bộ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi tối đa mà còn giúp chuyến hành trình công tác của bạn trở nên trọn vẹn và chuyên nghiệp hơn.